Como Reconocer una Factura Legal en Venezuela

La Factura suele definirse como "el documento entregado por el vendedor al comprador, como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor". La Factura es uno de los documentos fundamentales, y en ocasiones el único, que emiten las personas naturales, comerciantes o no, y las personas jurídicas, comerciantes o no, para dejar constancia de diversos tipos de operaciones.

Normalmente, la factura describe la naturaleza, la calidad y las condiciones de una mercancía o de un servicio; el precio y los eventuales descuentos que se conceden sobre el mismo; las condiciones de pago o ..de la contraprestación correspondiente que hayan pactado previamente las partes; quien fábrica o suministra el bien o quien presta el servicio; y, en general, en el que se hacen todas las anotaciones usuales y pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud del cual dicho documento ha sido emitido.

Para la Administración Tributaria, resulta conveniente que los contribuyentes le provean de documentos que le permitan obtener de forma fácil y segura la prueba de sus operaciones comerciales y los créditos y débitos fiscales derivados del Impuesto al Valor Agregado.

Es un Deber Formal, aquella obligación tributaria impuesta por la ley (Código Orgánico Tributario) a los contribuyentes, responsables o terceros. Entre los Deberes Formales, se encuentra el Deber de; emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades en ellas reque.0.0ridas. Para lo cual la Administración Tributaria, en ejercicio de su potestad normativa, se ha dado a la tarea de regular los procedimientos para la emisión y elaboración de las facturas y de otros documentos similares o equivalentes, estableciendo exigencias no sólo en cuanto a los requisitos formales que tales documentos deben contener, si no también, en todo lo que tiene que ver con su valoración como prueba de las operaciones en ellos contenidos.

Los deberes de facturación, adquieren relevancia y eficacia diversa como deber formal de los contribuyentes y responsables, dependiendo del impuesto en el que se encuentren disciplinados; ya sea en el campo del impuesto sobre la renta (I.S.L.R) o del impuesto al valor agregado (I.V.A).

Documentos equivalentes a la Factura Fiscal

Los documentos equivalentes son aquellos que pese a no reunir los requisitos de una factura, surten su mismo efecto, y por ende, dan derecho a la deducción del crédito fiscal causado en la operación comercial gravada con el impuesto al valor agregado (I.V.A).

Nota de Entrega u orden de entrega: Es el documento que detalla la mercancía que se entrega al cliente. Una vez iniciada la operación de compra-venta a través del pedido o apartado, el proveedor prepara la mercancía que hay que enviar y emite la nota de entrega.

La nota de entrega cumple una doble finalidad: Justifica la salida del artículo del almacén, y Acreditan la entrega de la mercancía al cliente.

Nota de Despacho o Guía de Despacho: Es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. Este documento justifica la salida de los almacenes y su posterior entrega al comprador. Sea como sea, se constituye en un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega ó puesta a disposición del material vendido.

La ausencia de este importantísimo documento debidamente, firmado y/o sellado por el cliente, implica que las posibilidades de éxito en una reclamación posterior son nulas.

La nota o guía de despacho tiene dos objetivos:

1. Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente, para controlar la posterior facturación.

2. Para el vendedor: al recibir el duplicado de la guía debidamente firmada por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercancía que el comprador recibió conforme y, en base a la guía, confeccionar la Factura.

 

Nota de Débito: Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos de ellos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.

Las causas que generan su emisión pueden ser:

Error en menos en la facturación.

Intereses.

Gastos por fletes.

Gastos bancarios, entre otros.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Nota de Crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:

Error en más en la facturación.

Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.

Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Toda factura emitida en formatos o formas libres en Venezuela, deben de contener ciertos requisitos que son exigidos por el Seniat, aquí los requisitos para emitir una factura legal en Venezuela:

1- Debe tener la denominación “FACTURA”

2- Número de factura y Número de control.

3- Fecha de emisión: DD/MM/AAA

4- Nombres y Apellidos o razón social del emisor

5- R.I.F. del emisor

6- Domicilio fiscal y teléfono del emisor.

7- Nombre y Apellido o razón social Completo, del adquirente del bien o receptor del servicio.

8- RIF o Cedula de identidad, del adquirente del bien o receptor del servicio.

9- Dirección fiscal y teléfono, del adquirente del bien o receptor del servicio.

10- Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, indicando la cantidad y monto.

11- Todo tipo de ajuste, descuento o anulaciones en el precio, debe contar con su debida descripción y valor ajustado.

12- Especificar la base imponible, IVA (indicando la alícuota) y monto total a cancelar.

 

Las Imprentas

Se entiende por Imprenta; toda aquella empresa o establecimiento constituido formalmente y dedicado a la impresión de facturas, documentos equivalentes que las sustituyan, órdenes de entrega o guía de despacho, notas de débito, notas de crédito u otros comprobantes.

Son imprentas autorizadas las personas naturales constituidas bajo la figura de sociedades cooperativas y las sociedades mercantiles, domiciliadas en el país, cuya actividad principal sea la elaboración de facturas y otros documentos regulados en la Providencia Administrativa Nº 0257, en virtud de la autorización otorgada por la Gerencia Regional de Tributos Internos del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Las Imprentas autorizadas deberán cumplir con las obligaciones dispuestas para ellas en la Sección II de la Providencia Administrativa Nº 0592. Así mismo para obtener la autorización, la solicitud de ésta debe hacerse, ante la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat; anexándole una serie de recaudos especificados en el Artículo Nº 3 de la Providencia Administrativa Nº 0592. Aquellas imprentas a las cuales se les hayan autorizado o revocado dicha autorización, se publicaran a través del Portal fiscal.

 

Expendedores de Maquinas Fiscales

Los expendedores de máquinas fiscales; son aquellas personas naturales; constituidas bajo la figura de Sociedades Cooperativas y las sociedades mercantiles domiciliadas en el país, cuyo objeto de trabajo sea la fabricación o enajenación de Maquinas Fiscales. Éstos así como también, las personas naturales constituidas bajo la figura de sociedades cooperativas y las sociedades mercantiles, domiciliadas en el país, que representen a fabricantes no residentes en el país, sus distribuidores y servicios técnicos especializados; deberán solicitar la autorización respectiva en la Gerencia de Fiscalización del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), anexándole a dicha solicitud los recaudos especificados en el Artículo Nº 24 de la Providencia Administrativa Nº 0592. La Máquina Fiscal autorizada o aprobada será aquella; máquina registradora fiscal, punto de venta fiscal o impresora fiscal, que haya cumplido con los requisitos o exigencias establecidas en la Sección II. De la Providencia Administrativa Nº 0592.