Es un fondo fijo que se tiene
estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que pueden surgir del día a
día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.
En toda empresa, pública o privada
se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en
el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de
autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de
inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones.
En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.
Al cierre de mes, el efectivo que
quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del fondo, luego
se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con
todos sus soportes.
El fondo de Caja Chica
únicamente se utilizará para cubrir gastos de funcionamiento no recurrentes ni
periódicos, cuyos montos no excedan el valor equivalente a veinte unidades tributarias
(20 U.T.), y deberán estar debidamente soportados conforme lo dispuesto en la
presente normativa.
En ningún caso podrá
utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos que se correspondan a
los siguientes conceptos:
1) Sueldos, sobre tiempo
y suplencias del personal
3) Cancelación de deudas por concepto de
compras a crédito
4) Cambiar cheques
5) Hacer préstamos
5) Hacer préstamos
6) Aceptar vales a
cuenta de sueldos o salarios
7) Compra de regalos al
personal
8) Pago de servicios
básicos, tales como energía eléctrica, teléfono, agua
10) Avisos en
periódicos, revistas o cualquier otro medio publicitario
11) Pago de ramos de flores
12) Donaciones
13) Materiales y
suministros de existencia en el almacén general.
14) Las compras que no
califiquen en el Plan Anual de Compras
Cada uno de los gastos
efectuados con el Fondo de Caja Chica estará soportado por los originales de
los comprobantes de pago respectivos, los cuales deberán contener:
1) La denominación de
“Factura”.
2) Número de la
factura.
3) Nombre, domicilio y
RIF de la empresa que emite la factura.
4) Nombre, domicilio y
RIF de la Universidad Marítima del Caribe.
5) Fecha de emisión de la factura.
6) Descripción,
cantidad y precio del bien o servicio.
7) Especificación del
impuesto aplicable.
8) Indicación del valor
total de la venta.
9) Factura inutilizada
con el sello o la palabra PAGADO.
10) Indicación de la
imputación presupuestaria.
12) Nomenclatura y
fecha de la Providencia Administrativa que autoriza a la imprenta.
13) Fecha de
fabricación de las facturas por la imprenta autorizada.
Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.
Aquellas facturas y/o
comprobantes de pagos que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se
deberán incluir como soportes de gasto al momento de solicitar la reposición
del Fondo de Caja Chica.
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