EL LIBRO DIARIO. (Primera Parte)

EL LIBRO DIARIO.

Hasta ahora hemos hecho publicaciones que son base para comprender la contabilidad financiera  básica y en continuidad y congruencia con temas anteriores hoy presentaremos El Libro Diario su funcionalidad, aplicación e importancia. 

Se trata de un libro legal de uso obligatorio e cual, antes de poner en uso, debe ser previamente presentado al tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al juez ordinario de mayor categoría que exista e la localidad.  

Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera página se le estampa un sello en el que consta el nombre de la empresa, el destino que se le dará a este libro y la cantidad de folios que contiene. Tal sello deberá ser firmado por el juez y su secretario o por el registrador mercantil, según el caso.

Es importante recordar que, para que este y cualquier otro libro sea legalizado, es indispensable la presentación del documento de registro de la empresa que este solicitando este servicio.

Una vez legalizado el libro diario, se procederá como lo indica el Articulo 34 del código de comercio; es decir, se asentaran diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma que cada partida exprese con claridad quien es el deudor y quien es el acreedor.

No obstante, en vez de registrar las operaciones día a día, también se permite registrarlas a base de resúmenes mensuales, con la condición de que sean conservados todos los documentos que respaldan las operaciones que han sido realizadas cada día

CLASES DE LIBRO DIARIO.

DIARIO PRINCIPAL.

Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa haya realizado, bien sea  cada día o a base de resúmenes, los cuales no pueden abarcar periodos superiores a un mes. Es de hacer notar que este, es el único diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; de ahí su carácter de “principal”.

Las empresas que utilizan sistemas computarizados para llevar su contabilidad (que actualmente son la mayoría de ellas), ya no utilizan el tradicional libro de diario encuadernado.

Desde hace ya algún tiempo, el registro Mercantil legaliza los libros diario de hojas removibles, debidamente numeradas, en las que se estampa el sello de tal Registro, de forma que ellos permite imprimir los asientos, directamente de la computadora, a través de los cuales se registran las transacciones realizadas por la empresa, a través de un asiento resumen mensual.

DIARIOS AUXILIARES.

En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios auxiliares no legalizados para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registra en el diario principal.

Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un diario auxiliar de ventas en el cual  se registran esas ventas una por una y en forma diaria. Llegado el fin del mes, se suman y, el total vendido en ese periodo, es lo que se registra en el diario principal o legalizado.

Por supuesto, cualquiera de estos  diarios auxiliares pueden ser considerados como diarios principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al Registro Mercantil para ser legalizados. Así, podría existir un diario principal de ventas, un diario principal de compras, un diario principal de egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos diarios, no sería necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los diarios auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro. 

En el próximo tema hablaremos del DIARIO COMÚN, que no es mas que el libro diario de uso convencional y todos los elementos que integran este libro diario donde se realizan los asientos o registros contables.

Libros Obligatorios de Contabilidad

Seguir los pasos del ciclo contable conlleva a la transformación de documentos en  información contable que podrá ser utilizada por distintos usuarios esta información es obligatoria reflejarla en los libros contables y por supuesto así enlazamos ambos temas.Según la legislación venezolana, los libros obligatorios de contabilidad son el libro de inventarios, libro diario, el libro mayor, libro de actas y asambleas y el libro de accionistas. Estos deben ser llevados en idioma castellano, en moneda nacional, sin mutilaciones, ni tachaduras, tienen valor probatorio y deberán ser conservados por diez años, un año en archivos activos y nueve en archivos inactivos o archivo muerto.

El libro de inventarios, contendrá los activos, pasivos y el patrimonio con los que inicia operaciones por primera vez  una organización y los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos con los que finaliza cada nuevo ejercicio económico. Este libro debe ser foliado y estar sellado en el registro mercantil antes de ponerse en uso.

El libro Diario, debe ser foliado y sellado ante el registro mercantil antes de ser puesto en uso, en este libro se asentaran las transacciones financieras y económicas de manera cronológica que se realicen en la organización. Ellas optan por utilizar un sistema contable automatizado con el que registran diariamente las operaciones realizadas para obtener un resumen mensual en libros empastados y foliados y otras lo imprimen en formas continuas foliadas que luego empastan. Puede ser tabular, continental, por pólizas  o centralizado, aunque el de uso común es continental.

Los asientos son el registro contable de las transacciones económicas y financieras que realiza una organización basado en la teoría del cargo y el abono. Pueden ser simples (una cuenta que se carga y una cuenta que se abona) o compuestos (una cuenta que se carga y varias cuentas que se abonan, o varias cuentas que se cargan y una cuenta que se abona, o varias cuentas que se cargan  y varias cuentas que se abonan). Además también pueden ser clasificados de acuerdo a su objetivo en asientos de apertura para dar inicio a las operaciones de la empresa, corrientes para las operaciones normales, de ajuste para dejar las cuentas en su saldo correcto, reclasificación para modificar la clasificación de una cuenta, de reversión para anular el efecto de un registro previo y de cierre para hacer cero las cuentas nominales.

El último libro obligatorio es el libro mayor, el cual permite centralizar de manera resumida de los movimientos de las cuentas como consecuencia de los registros hechos en el libro diario, por ello se dice pasar al libro mayor y no registrar en el libro mayor. Este libro no requiere estar foliado ni sellad, es decir, es opciones de las organizaciones utilizarlos en forma manual en un libro foliado y sellado o llevarlo en hojas impresas colocadas en una carpeta.

Adicionalmente las organizaciones pueden llevar, sin carácter de obligatoriedad, la cantidad de libros auxiliares que requieran. Estos libros auxiliares representan resúmenes de las transacciones más importantes y el detalle de las diferentes cuentas que la empresa contenga en su contabilidad.

A modo de resumen presentamos lo libros obligatorios pero en proximas publicaciones dedicaremos una publicación a cada libro para conocer a profundidad su funcionamiento  y utilidad.

Bibliografia: Laura Valverde, Merlyn Henriquez. Ruta Contable. Tercera Edición. Valencia, Venezuela.

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El ciclo contable.

A medida que vamos avanzando con las publicaciones vamos encadenando cada conocimiento para llevarlo de lo particular a lo general, para comprender el ciclo contable es importante primero aclarar cómo funcionan las cuentas y la contabilidad financiera en si misma.

De acuerdo a la legislación venezolana, las empresas están obligadas a expresar su situación económica y financiera una vez finalizado cada año de sus operaciones. Pero para efectos del proceso de toma de decisiones, la organización no puede esperar un año para conocer esta información, por lo tanto reduce el periodo (a meses, trimestres, semestres, etc.). Con la intención de generar decisiones oportunas y confiables que puedan enrumbar a la empresa al cumplimiento de sus objetivos. Esta situación se presenta hoy en día, porque existe la incertidumbre en relación a las diferentes variables y elementos que intervienen en la dinámica de los negocios, tales como la inflación, tasas de interés, tasas de cambio, políticas monetarias, fiscales, etc.

Las organizaciones  han optado por manejar desde el punto de vista administrativo y financiero, sus operaciones mensualmente, de manera que al finalizar cada mes calendario puedan conocer tanto su situación financiera como su situación económica, pero sigue presentando anualmente el acumulado de todos los meses que integren el año.

A la división de la vida de las organizaciones en periodos anuales donde se presenta el acumulado definitivo de las operaciones realizadas se le conoce con el nombre de ejercicio económico; y a la división del ejercicio económico en ciclos de menor o igual duración para efectos e obtención de información para la toma de decisiones oportunas se le conoce con el nombre de periodo contable.

De acuerdo a la ley venezolana los ejercicios económicos deben tener una duración máxima de un año a excepción del primer y último año, que pueden ser diferentes, por efectos de comenzar o culminar la vida de la organización en el momento deseado. El inicio del ejercicio económico se dará de acuerdo a lo descrito en los documentos legales de la organización, denominados a esa fecha: Fecha del ejercicio económico. En los mismos documentos debe constar la fecha en que terminara el ejercicio económico de la organización, denominándose a esta fecha: Fecha de cierre del ejercicio económico.

A los periodos contables menores de un año, generalmente periodos mensuales, se les identifica con el termino de pre - cierres mensuales, para denotar que mensualmente se presenta tanto la situación financiera como económica de la empresa.

La organización, luego de constituida legalmente, da inicio a su sistema de información contable de la siguiente manera:

Registro en el Libro de Inventarios y Balance: En este libro de carácter obligatorio se registran anualmente todos los recursos y fuentes con los que inicia operaciones la organización y sus posteriores estados financieros e inventarios.

Verificación: Para iniciar las anotaciones contables, deben verificarse los documentos que dan constancia de la realización de una transacción financiera o económica.

Registro en el libro diario: Es este libro, también de carácter obligatorio se registran de manera detallada y cronológica todas las operaciones económicas y financieras que realice las organizaciones.

Pases al libro mayor: En este libro, también de carácter obligatorio, se trasladan los montos de los asientos originados en el paso anterior, con la intención de proveer  de un resumen de las operaciones.

Balance de comprobación: Este informe pretende verificar matemáticamente la teoría del cargo y del abono: el equilibrio entre los cargos y abonos realizados.

Ajustes y Correcciones: Son asientos realizados en el libro diario con la idea de corregir errores, asentar operaciones no registras en su oportunidad y proveer a las cuentas el saldo correcto.

Preparación de Estados Financieros: Elaboración a partir del balance de comprobación ajustado del Estado de Resultados y Estado de Situación Financiera, entre otros.

Asientos de cierre: Asientos de diario que permiten dejar en cero las cuentas nominales, registrar el inventario final de mercancías y trasladar el resultado al patrimonio en forma anual.

El ejercicio económico abarca desde el Libro de Inventarios y Estados Financieros hasta Asientos de Cierre, y para las organizaciones que establecen periodos contables mensuales, este proceso lo realizan cada mes desde la verificación hasta los Estados Financieros. Es así:

-       El primer día del ejercicio económico se realiza el Libro de Inventarios.

-       En cada mes se realizan los pasos desde Libro Diario hasta los Estados Financieros.

-       El último día del ejercicio económico se realizan los Asientos de Cierre.

Bibliografia: Laura Valverde, Merlyn Henriquez. Ruta Contable. Tercera Edición. Valencia, Venezuela.

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Teoría del cargo y del abono.

En esta oportunidad haremos una revisión acerca de la teoría del cargo y del abono excelente método para aprender hacer asientos contables cuando estamos en la etapa de aprendiz (ES NECESARIO CONOCER LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS) ya que nos ayudara a comprender de igual manera el comportamiento y funcionamiento de la ecuación patrimonial, la teoría del cargo y del abono es un método, una forma de comenzar a comprender a cómo hacer débitos y créditos al momento de hacer un registro contable sin embargo es muy importante hacer notar  que cada cuenta tiene una naturaleza y ella determina su comportamiento.Como lo dijimos anteriormente esta teoría se sustenta en el equilibrio que en todo momento debe existir en la Ecuación Patrimonial.

Existe una serie de reglas que al, aplicarlas, permiten que la ecuación del patrimonial permanezca en equilibrio después de registrar cada transacción. A este conjunto de reglas se le conoce como la “teoría del cargo y del abono”, también identificada como el  “principio de partida doble”.

Estas reglas fueron recogida y divulgadas por Fray Luca Paccioli en su obra “Sunma de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita”. Publicada en Venecia en el año 1494.

La regla fundamentalmente consiste en que “todo cargo que se haga en una o varias cuentas, debe tener como contrapartida un abono en otra u otras cuentas por la misma cantidad” .Es decir, “no hay cargo sin abono”.

De otra manera podríamos afirmar que:

“En toda transacción hay una o varias cuentas que RECIBEN  y unas o varias cuentas que ENTREGAN la misma cantidad”.

Por lo demás, el principio de partido doble es de uso obligatorio en Venezuela, ya que así está pautado en nuestras leyes.

Al respecto, el Art. 34 del Código de Comercio señala:

“En el libro diario se asentaran, día a día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien es el deudor de la negociación…”

PASOS  PARA EL REGISTRO POR PARTIDA DOBLE

Paso 1.

A)   Se determina que está RECIBIENDO la empresa.

B)   Se busca el nombre de la cuenta que controla lo que la empresa está RECIBIENDO.

C)   A la cuenta que RECIBE se le CARGA.

Paso 2.

A)   Se determina que está ENTREGANDO la empresa.

B)   Se busca el nombre de la cuenta que controlo lo que la empresa está ENTREGANDO.

C)   A la cuenta que ENTREGA se le ABONA.

Ahora trabajaremos un caso práctico para reforzar lo antes explicado.

El 02-02-201x, para iniciar las operaciones y así constituir el capital, los señores Digregorio y Rodriguez aportaron 50.000 Bs cada uno en efectivo que depositaron en el “Banco Un mejor país”. A nombre de la empresa.

Registremos esta primera transacción, basándonos en las normas relativas a la teoría del cargo y del abono.

Primer paso.

a)    ¿Qué recibió la empresa?

La empresa recibió dinero que fue depositado en el banco.

b)   ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió?

 Por tratarse de dinero que fue depositado en el banco, la cuenta que lo controla será BANCOS.

c)    La cuenta BANCOS recibe; por lo tanto, a esta cuenta se le CARGA los Bs. 100.000,00 depositados.
 Segunda paso.

a)    ¿Qué entrego la empresa?

Cuando los señores  Digregorio y Rodriguez decidieron constituir la empresa y aportaron Bs. 100.000,00; a ellos se les entregó un documento en el cual consta que la empresa les debe esos Bs. 100.000,00.

b)   ¿Que cuenta control lo que la empresa entrego?

El dinero que la empresa recibió de sus dueños, representa el aporte inicial de recursos que toda empresa necesita para comenzar a realizar operaciones. A este aporte inicial que los dueños hacen, se les denomina CAPITAL.  Por lo tanto, la cuenta que controla esta deuda que la empresa tiene con sus dueños será CAPITAL.

c)    La cuenta CAPITAL entrega; por lo tanto, se le ABONA.

Resumiendo:

Bancos recibe: se le Carga. Capital entrega: se le ABONA.

  Recomendamos a nuestros lectores a través de una buena bibliografía de Contabilidad Financiera reforzar estos conocimientos y seguir los pasos con ejercicios más complejos para obtener mayor destreza en la práctica. Esperamos que sea de gran utilidad esta información.

Bibliografía: José A. Brito. Contabilidad Financiera  Tomo I. Adaptado a las NIIF para PYME (VEN-NIF PYME).  Primera edición, Valencia – Venezuela. Enero 2012.

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Ecuación patrimonial.

En  ARM Consultores C.A. hemos decidido retomar los temas relacionados a la contabilidad financiera en nuestro Blog,  para seguir teniendo contacto permanente con nuestros lectores y ser útiles para ellos  y lo hacemos con un tema básico y sencillo pero no menos importante, la ecuación patrimonial.

Antes de iniciar este importantísimo tema consideremos necesario hacer referencia a la norma conocida como dualidad económica, la cual esta íntimamente relacionada con la dinámica de la ecuación patrimonial. Esta norma se refiere, básicamente a la diferencia que debe existir entre el Activo, representado por los recursos de que dispone la empresa para la realización de las actividades, y las fuentes de las cuales proceden tales recurso, representado por el Pasivo y Patrimonio.

De esta norma se desprende que, toda entidad económica, debe ser concebida como un ente diferente al de las personas que le suministran los recursos económicos para que opere. Es decir que, la empresa, tiene una personalidad jurídica distinta a la que tienen sus acreedores y dueños.

De tal manera, debemos aceptar que una cosa es la empresa y otra son los socios y los acreedores. Por tanto, siempre ha de cumplirse que:

Todo lo que una empresa tiene lo ha recibido de alguien y, por lo tanto, se lo debe a ese “alguien”.

Ahora, recordemos que:

ACTIVO: El Activo es el conjunto de bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que es probable que la empresa obtenga beneficios económicos en el futuro.

PASIVO: El Pasivo son las Obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, cuya extinción es probable que dé lugar a una disminución de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

PATRIMONIO: es la participación residual en los activos de la entidad que les queda a los dueños, una vez deducidos todos los activos.

De los conceptos antes mencionado podemos inferir que:

Basándonos en la norma de dualidad económica, es cierto que la empresa tiene una “personalidad jurídica” diferente a la de los dueños. No obstante, una empresa es algo inerte. Por si sola, no es capaz de crear los recursos que requiera para operar. Necesita obtenerlos de otras personas, bien sean naturales o jurídicas.

Lo que se puede concluir es lo siguiente:

“Todos los recursos que la empresa obtenga, los cuales conforman su Activo, se los debe a alguien. La parte que le debe a personas que no son sus dueños, se le denomina Pasivo, mientras que, la parte que le debe a sus dueños, se le conoce como Patrimonio”.

Por lo expuesto, siempre debe cumplirse que:

ACTIVO  = PASIVO + PATRIMONIO

Es esto lo que se conoce como ecuación patrimonial, ecuación del patrimonio o  ecuación básica de la contabilidad.

Este concepto es de tal importancia, como que toda la dinámica de la contabilidad de cualquier empresa.

Por su puesto, tratándose de una ecuación, puede despejarse cualquiera de sus términos.

Si suponemos que: Activo= A; Pasivo= P y Patrimonio= P*, en la ecuación de patrimonial debe cumplirse que

A = P + P*

Si deseamos conocer el pasivo, despejamos P y nos quedaría:

P = A – P*

Si se deseamos conocer el patrimonio, despajamos P*:

P* = A – P

La ecuación patrimonial, como ecuación al fin y al cabo, se mantendrá siempre en equilibrio. Es decir que los valores que aparezca en el primer miembro, siempre serán iguales a la suma de los que tenga el segundo, no importando ni la cantidad ni la naturaleza de las transacciones que haya realizado la empresa.

Nos sentimos plenamente orgullosos de que este espacio aparte de informativo sea educativo ya que al hacer una publicación de la  ecuación patrimonial hacemos énfasis en la base fundamental de los estudios superiores de la  contabilidad financiera, el equipo de ARM Consultores C.A. está al servicio de nuestros clientes y lectores que puedan obtener gran utilidad del material antes expresado.

Bibliografía: José A. Brito. Contabilidad Financiera  Tomo I. Adaptado a las NIIF para PYME (VEN-NIF PYME).  Primera edición, Valencia – Venezuela. Enero 2012.

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LA CUENTA.

Sin duda la cuenta es un buen inicio para comprender el universo contable y en ARM Consultores C.A.  Decidimos comenzar  con una serie de publicaciones con contenido básico contable para promover desde nuestro blog el estudio de la contabilidad como profesión.

La cuenta es el instrumento contable donde se registran elementos comunes de una misma naturaleza, mediante la cual se identifican los valores de activo, pasivo, patrimonio ingresos y egresos con el fin de facilitar el registro clasificado de las variaciones que en ellos producen las operaciones realizadas.El objetivo de la cuenta es controlar, registrar y sintetizar para así obtener la información financiera que es necesaria al momento de la elaboración de los estados financieros. Como ya hemos dicho en la cuenta se reflejan los movimientos de aumentos y disminuciones que va experimentando el elemento que controla cada cuenta.

FORMA Y CONTENIDO DE LA CUENTA.

 Las formas en las que puede ser presentada una cuenta son muy variadas, dependiendo fundamentalmente del sistema de contabilidad que se haya implementado y de si , los registros , se vienen haciendo en forma manual o se están utilizando computadores. En todo caso y e términos generales, a continuación la función se muestra la expresión gráfica de una cuenta.Una cuenta consiste en un rayado en forma de columnas, cada una de las cuales tiene un objetivo. 

(1)  NOMBRE :

(2) FECHA	(3) DESCRIPCION	(4) REF	(5) DEBE	(6) HABER	(7) SALDO

 1.    NOMBRE DE LA CUENTA.

Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, de acuerdo a la naturaleza del elemento patrimonial que controla, con lo cual son alcanzados dos objetivos:

a)    Lograr diferenciar unas cuentas de otras.

b)    Indicar la naturaleza de los elementos que serán efectuados por las operaciones que serán registradas en cada una de ellas.

 2.    FECHA.En esta columna se anotara la fecha en la que se está registrando la transacción.

3.    DESCRIPCIÓN.Más amplia que las demás, se describirán en esta columna algunos detalles de la transacción en forma muy breve.

4.    REFERENCIA.Esta columna, generalmente las más estrecha, se utiliza para cruzar información con otros libros de contabilidad.

5.    DEBE.Se anotan los importes en términos monetarios que signifiquen cargos o débitos para la cuenta.

6.    HABER.Se anotan los importes en términos monetarios que representan abonos o créditos a la cuenta.

7.    SALDO.Se anotara el importe obtenido de la diferencia entre el total  de cargos y el total de créditos. Si el total de cargos es mayor que el total de créditos, el saldo obtenido es deudor. En caso contrario, si el total de débitos es menor que el total de abonos, entonces el saldo es acreedor.

  EJEMPLO: tomando la cuenta CAJA.

CAJA

FECHA	DESCRIPCION	REF	DEBE	HABER	SALDO
Enero   05	Aporte inicial	2	500.000,00		500.000,00
10	Pago Fact. 131 Dist. “P” c.a	2		200.000,00	300.000,00
11	Venta según fact. 001	3	300.000,00		600.000,00
15	Pago 1era. Quincena	3		100.000,00	500.000,00

 

FORMA ESQUEMÁTICA DE LA CUENTA.

Esta forma que se asemeja a la letra “T”, es una reducción el modelo anteriormente señalado. En la misma se imita la presentación a las columnas debe y haber con fines prácticos y didácticos.

1.    En la parte superior se anota el nombre de la cuenta.
2.    El “Debe” representa el lado izquierdo de la cuenta, y las anotaciones y realizadas en este lado se denominan cargos o débitos.
3.    El “Haber” representa el lado derecho de la cuenta y las anotaciones que se efectúan en este lado se denominan abonos y créditos.
4.    El saldo de la cuenta es producto de la diferencia entre la sumatoria de cargos y sumatorias de créditos.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS.

De forma resumida haremos una clasificación de las cuentas contables.Las cuentas se clasifican según su representación de la siguiente manera

·         Reales
·         Nominales
·         Valuación o valoración
·         Orden

Reales: (Activos, Pasivos, Patrimonio). Muestran el tipo y la cantidad de los bienes, derechos y obligaciones propios de la organización para cumplir con su objetivo. Son permanentes, porque transcienden los ejercicios económicos.

Nominales: (Ingresos y Egresos). Las cuentas nominales expresan la situación económica de la organización durante un periodo determinado. Son temporales, porque su saldo se hace cero para calcular las ganancias o pérdidas originadas en la empresa. Existen dos cuentas nominales que tienen la característica de ser transitorias, ya que se crean en un momento determinado para obtener la información requerida y se eliminan al obtenerla, como por ejemplo Costo de Ventas y Ganancias o Pérdidas.

Valuación o Valoración. Modifican el valor de algunos bienes y derechos de la organización, es decir, modifican el saldo de las cuentas reales, llevándolas a expresar un monto de mayor confianza.

Orden. Expresan transacciones que en el momento de su ocurrencia no modifican la ecuación patrimonial, pero que tienen posibilidades de modificarlas en un futuro. Se clasifican en deudoras y acreedoras, con la sola finalidad de mantener el equilibrio contable.

 Bibliografía: José A. Brito. Contabilidad Financiera  Tomo I. Adaptado a las NIIF para PYME (VEN-NIF PYME).  Primera edición, Valencia – Venezuela. Enero 2012.Laura Valverde, Merlyn Henriquez. Ruta Contable. Tercera Edición. Valencia, Venezuela.

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