Procedimiento para realizar un Arqueo de Caja

Arqueo de Caja   I

El Arqueo de Caja es la operación de recuento, análisis y verificación de las transacciones en efectivo de una entidad bajo la tutela de una persona denominada custodio con la finalidad que el dinero existente (Billetes y Monedas) más los soportes que se encuentren en ella (Facturas, Vales y Comprobantes) concuerden con el saldo fijado para esta cuenta, este procedimiento también sirve para identificar si los controles internos se están llevando adecuadamente y si existe algún detalle poder corregirlo para su buen funcionamiento.

Importancia de un Arqueo de Caja

 

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de las transacciones en efectivo que se maneja por parte de la empresa, a través de este mecanismo se protege el dinero contra residuos, fraudes e inconsistencias, controlar la adecuada contabilización de las  partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados.

 

Momento Idóneo para Realizar Arqueos de Caja

Los auditores o ejecutivos asignados para este procedimiento, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el custodio, de manera de identificar cualquier irregularidad en el manejo de la caja. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Naturalmente se cargan los faltantes al responsable de la caja a la Cuenta por Cobrar Empleados, si existe un hecho ajeno a la responsabilidad del custodio se llevara a una cuenta de Pérdidas y se abonan los sobrantes como Otros Ingresos para la empresa.

Condiciones para Realizar un Arqueo

- Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.

- El Auditor debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.
- El Auditor debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.
- El Auditor debe tener los documentos técnicos (papeles de Trabajo) para practicar el arqueo (actas, formatos y soportes).

- El Arqueo tiene que hacerse bajo la presencia del custodio de la caja.

Procedimiento para hacer un arqueo de caja.

- Recibir la delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo.

- Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría.

- Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.

- Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente.

- Realizar una suma total del efectivo y comprobantes.

- Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.

- Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas y recomendaciones por el auditor. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.

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