El ciclo contable.

A medida que vamos avanzando con las publicaciones vamos encadenando cada conocimiento para llevarlo de lo particular a lo general, para comprender el ciclo contable es importante primero aclarar cómo funcionan las cuentas y la contabilidad financiera en si misma.

De acuerdo a la legislación venezolana, las empresas están obligadas a expresar su situación económica y financiera una vez finalizado cada año de sus operaciones. Pero para efectos del proceso de toma de decisiones, la organización no puede esperar un año para conocer esta información, por lo tanto reduce el periodo (a meses, trimestres, semestres, etc.). Con la intención de generar decisiones oportunas y confiables que puedan enrumbar a la empresa al cumplimiento de sus objetivos. Esta situación se presenta hoy en día, porque existe la incertidumbre en relación a las diferentes variables y elementos que intervienen en la dinámica de los negocios, tales como la inflación, tasas de interés, tasas de cambio, políticas monetarias, fiscales, etc.

Las organizaciones  han optado por manejar desde el punto de vista administrativo y financiero, sus operaciones mensualmente, de manera que al finalizar cada mes calendario puedan conocer tanto su situación financiera como su situación económica, pero sigue presentando anualmente el acumulado de todos los meses que integren el año.

A la división de la vida de las organizaciones en periodos anuales donde se presenta el acumulado definitivo de las operaciones realizadas se le conoce con el nombre de ejercicio económico; y a la división del ejercicio económico en ciclos de menor o igual duración para efectos e obtención de información para la toma de decisiones oportunas se le conoce con el nombre de periodo contable.

De acuerdo a la ley venezolana los ejercicios económicos deben tener una duración máxima de un año a excepción del primer y último año, que pueden ser diferentes, por efectos de comenzar o culminar la vida de la organización en el momento deseado. El inicio del ejercicio económico se dará de acuerdo a lo descrito en los documentos legales de la organización, denominados a esa fecha: Fecha del ejercicio económico. En los mismos documentos debe constar la fecha en que terminara el ejercicio económico de la organización, denominándose a esta fecha: Fecha de cierre del ejercicio económico.

A los periodos contables menores de un año, generalmente periodos mensuales, se les identifica con el termino de pre - cierres mensuales, para denotar que mensualmente se presenta tanto la situación financiera como económica de la empresa.

La organización, luego de constituida legalmente, da inicio a su sistema de información contable de la siguiente manera:

Registro en el Libro de Inventarios y Balance: En este libro de carácter obligatorio se registran anualmente todos los recursos y fuentes con los que inicia operaciones la organización y sus posteriores estados financieros e inventarios.

Verificación: Para iniciar las anotaciones contables, deben verificarse los documentos que dan constancia de la realización de una transacción financiera o económica.

Registro en el libro diario: Es este libro, también de carácter obligatorio se registran de manera detallada y cronológica todas las operaciones económicas y financieras que realice las organizaciones.

Pases al libro mayor: En este libro, también de carácter obligatorio, se trasladan los montos de los asientos originados en el paso anterior, con la intención de proveer  de un resumen de las operaciones.

Balance de comprobación: Este informe pretende verificar matemáticamente la teoría del cargo y del abono: el equilibrio entre los cargos y abonos realizados.

Ajustes y Correcciones: Son asientos realizados en el libro diario con la idea de corregir errores, asentar operaciones no registras en su oportunidad y proveer a las cuentas el saldo correcto.

Preparación de Estados Financieros: Elaboración a partir del balance de comprobación ajustado del Estado de Resultados y Estado de Situación Financiera, entre otros.

Asientos de cierre: Asientos de diario que permiten dejar en cero las cuentas nominales, registrar el inventario final de mercancías y trasladar el resultado al patrimonio en forma anual.

El ejercicio económico abarca desde el Libro de Inventarios y Estados Financieros hasta Asientos de Cierre, y para las organizaciones que establecen periodos contables mensuales, este proceso lo realizan cada mes desde la verificación hasta los Estados Financieros. Es así:

-       El primer día del ejercicio económico se realiza el Libro de Inventarios.

-       En cada mes se realizan los pasos desde Libro Diario hasta los Estados Financieros.

-       El último día del ejercicio económico se realizan los Asientos de Cierre.

Bibliografia: Laura Valverde, Merlyn Henriquez. Ruta Contable. Tercera Edición. Valencia, Venezuela.

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