EL LIBRO DIARIO.
Hasta ahora hemos hecho publicaciones que son base para
comprender la contabilidad financiera básica
y en continuidad y congruencia con temas anteriores hoy presentaremos El Libro
Diario su funcionalidad, aplicación e importancia.
Se trata de un libro legal de uso obligatorio e cual,
antes de poner en uso, debe ser previamente presentado al tribunal o
Registrador Mercantil o, en su defecto, al juez ordinario de mayor categoría
que exista e la localidad.
Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera
página se le estampa un sello en el que consta el nombre de la empresa, el
destino que se le dará a este libro y la cantidad de folios que contiene. Tal
sello deberá ser firmado por el juez y su secretario o por el registrador
mercantil, según el caso.
Es importante recordar que, para que este y cualquier
otro libro sea legalizado, es indispensable la presentación del documento de
registro de la empresa que este solicitando este servicio.
Una vez legalizado el libro diario, se procederá como lo
indica el Articulo 34 del código de comercio; es decir, se asentaran
diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma que cada partida
exprese con claridad quien es el deudor y quien es el acreedor.
No obstante, en vez de registrar las operaciones día a
día, también se permite registrarlas a base de resúmenes mensuales, con la
condición de que sean conservados todos los documentos que respaldan las
operaciones que han sido realizadas cada día
CLASES DE LIBRO DIARIO.
DIARIO PRINCIPAL.
Es el libro en el que se van a registrar todas las
transacciones que la empresa haya realizado, bien sea cada día o a base de resúmenes, los cuales no
pueden abarcar periodos superiores a un mes. Es de hacer notar que este, es el
único diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; de ahí su
carácter de “principal”.
Las empresas que utilizan sistemas computarizados para
llevar su contabilidad (que actualmente son la mayoría de ellas), ya no
utilizan el tradicional libro de diario encuadernado.
Desde hace ya algún tiempo, el registro Mercantil
legaliza los libros diario de hojas removibles, debidamente numeradas, en las
que se estampa el sello de tal Registro, de forma que ellos permite imprimir
los asientos, directamente de la computadora, a través de los cuales se
registran las transacciones realizadas por la empresa, a través de un asiento
resumen mensual.
DIARIOS AUXILIARES.
En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones
repetitivas, se utilizan diarios auxiliares no legalizados para registrarlas y,
luego, el resumen de ellas, es lo que se registra en el diario principal.
Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas
ventas, utilizan un diario auxiliar de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en
forma diaria. Llegado el fin del mes, se suman y, el total vendido en ese
periodo, es lo que se registra en el diario principal o legalizado.
Por supuesto, cualquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados
como diarios principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al
Registro Mercantil para ser legalizados. Así, podría existir un diario
principal de ventas, un diario principal de compras, un diario principal de
egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos diarios, no
sería necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los
diarios auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro.
En el próximo tema hablaremos del DIARIO COMÚN, que no es mas que el libro diario de uso convencional y todos los elementos que integran este libro diario donde se realizan los asientos o registros contables.