Con el fin de continuar asesorando a nuestro seguidores a
través de este blog comenzamos este mes de diciembre con publicaciones
relacionadas al área contable y por supuesto que hemos comenzado con un
importante termino en el mundo financiero las notas de crédito.
Es un documento contable-administrativo que
podemos clasificar como un comprobante de tipo tributario, y que, sin duda
alguna, la nota de crédito ofrece bastantes ventajas tanto a la empresa,
como para a los consumidores. Se utiliza con el fin de detallar la información
por la cual a un consumidor se le ha concedido un saldo a favor.
Este documento le permite a las empresas de una manera
sencilla corregir errores en las facturas y otorgar saldo a favor a
un cliente; se trata de un documento con gran utilidad y que se debería conocer
mayor en todas las empresas, y mayor aun por los que han optado por estudiar
finanzas o también estudiar contaduría.
Y aunque su uso es considerable en las organizaciones,
esto no indica que todo el personal esté al tanto del uso eficiente que se le
debe dar a dicho documento, y por ello muchas veces se crean confusiones en
este sentido.
Entre los beneficio tal vez el más relevante de la nota
de crédito es que se asegura el dinero para la empresa, para que se gaste
en un producto o servicio que la misma ofrezca, de tal manera que ese saldo no
podrá ser gastado en las empresas de la competencia.
Por otro lado, si nos fijamos en el beneficio principal
que supone para los clientes, es que permite dejarlos conformes. Así su
descontento no se hace presente, se evitan futuras ventas, malos comentarios
sobre el negocio, y cosas como estas.
¿Quiénes emiten la nota?
La nota de crédito se emite única y exclusivamente por la empresa, por los vendedores de un determinado bien o servicio, es decir por quienes proveen directamente el servicio. En la mayoría de las veces quienes tienen la responsabilidad de autorizar la emisión de notas de crédito es el personal encargado o la gerencia específicamente, esto por supuesto según la política y lineamientos internos de la empresa para la emisión del documento.
También existen otras ocasiones en las que se genera una
Nota de Crédito.
-Otorgar rebajas a un cliente que no se consideraron
en la primera factura (la original).
-Remendar errores en la factura como la diferencia
entre el importe cobrado y el precio real de la mercadería.
-Por daño de un producto que ya se encuentra pago
por el cliente y se ha sido entregado.
-Con el fin de ofrecer un descuento o
bonificación que sería sinónimo de “saldo a favor”.
¿Qué información debe contener?
-Por parte de la empresa:
Lo más importante, es que contenga el por qué se
emite la nota de crédito, le sigue la clave de identificación
tributaria de la entidad, la dirección en la que se ubica la casa matriz o
en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual pertenece la
compañía, la ciudad en la que se encuentra el negocio que está emitiendo el
documento, el número de teléfono, dirección de correo electrónico y el tiempo
que el saldo será válido.
Y además de eso, el monto correspondiente al saldo a
favor, el tipo de producto, y la fecha.
-Por la parte del cliente:
En caso de ser una persona natural, debe contener su
nombre y apellido. Y en el caso de referirnos a una persona jurídica, debe
contener la información.
Tipos de notas de crédito
Hay dos tipos, la primera es la comercial y la
otra es la bancaria.
La comercial es la que permite llevar a cabo con total
transparencia el manejo del dinero, el reflejo de saldo a favor
a los clientes, la posibilidad de corregir errores en la facturación, etc.
Y la bancaria difiere de la anterior, en que se trata de
un documento entregado por el banco a sus clientes con el fin de informarles o
hacer constancia de que han recibido un monto de dinero.
Adicionalmente se puede agregar que no hay plazos límite
para la emisión de una nota de crédito, se puede aplicar a varias
facturas, o en su caso al mismo cliente más de una vez (siguiendo la política
interna de la empresa para emisión de Notas de Crédito).
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