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jueves, 24 de septiembre de 2015

Importancia y Funcionamiento de una Caja Chica



Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.
En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.

Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus soportes.
El fondo de Caja Chica únicamente se utilizará para cubrir gastos de funcionamiento no recurrentes ni periódicos, cuyos montos no excedan el valor equivalente a veinte unidades tributarias (20 U.T.), y deberán estar debidamente soportados conforme lo dispuesto en la presente normativa.
En ningún caso podrá utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos que se correspondan a los siguientes conceptos:
1) Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal
2) Compra de bienes capitalizables
 3) Cancelación de deudas por concepto de compras a crédito
4) Cambiar cheques
5) Hacer préstamos
6) Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios
7) Compra de regalos al personal
8) Pago de servicios básicos, tales como energía eléctrica, teléfono, agua
9) Pago de alquileres o arrendamientos
10) Avisos en periódicos, revistas o cualquier otro medio publicitario
11) Pago de ramos de flores
12) Donaciones
13) Materiales y suministros de existencia en el almacén general.
14) Las compras que no califiquen en el Plan Anual de Compras
Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estará soportado por los originales de los comprobantes de pago respectivos, los cuales deberán contener:
1) La denominación de “Factura”.
2) Número de la factura.
3) Nombre, domicilio y RIF de la empresa que emite la factura.
4) Nombre, domicilio y RIF de la Universidad Marítima del Caribe.
5) Fecha de emisión de la factura.
6) Descripción, cantidad y precio del bien o servicio.
7) Especificación del impuesto aplicable.
8) Indicación del valor total de la venta.
9) Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.
10) Indicación de la imputación presupuestaria.
11) Denominación y RIF de la imprenta autorizada.
12) Nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa que autoriza a la imprenta.
13) Fecha de fabricación de las facturas por la imprenta autorizada.
14) Los demás requerimientos establecidos en las Normas Generales de Emisión y Elaboración de Facturas y Otros Documentos emitidas por el SENIAT.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.
Aquellas facturas y/o comprobantes de pagos que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se deberán incluir como soportes de gasto al momento de solicitar la reposición del Fondo de Caja Chica.
Contactos
0414-4013877
0424-4561579
0416-9459948
ARM Consultores, C.A.
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